Digitalisierung: Arbeiten mit dem Online Dienstplan

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Viele Unternehmen setzen noch immer darauf, ihre Dienstpläne in Excel zu erstellen. Besonders kleine Betriebe tätigen Ihre Dienstplanerstellung noch immer auf Zetteln und hinterlegen diese dann als öffentlichen Aushang. Sobald Mitarbeiter dann aber Schichten tauschen möchten, krank werden und wieder andere Urlaub haben, wird es unübersichtlich. Beenden Mitarbeiter ihre Schicht dann noch etwas früher, weil beispielsweise das Kind aus dem Kindergarten abgeholt werden muss, ein Arztbesuch ansteht oder Überstunden abgebaut werden sollen, wird es problematisch und schwierig nachzuhalten, wer nun wie lange gearbeitet hat und ob am Ende des Monats auch alle Sollstunden erfüllt wurden. Einfache Abhilfe schaffen hier Online Schichtplaner. Diese Tools können heute weit mehr, als einfach nur Arbeitszeiten festzulegen. Sie bieten neben der Urlaubsplanung auch Möglichkeit, geleistete Zeiten zu erfassen und auszuwerten. 

Personaleinsatzplanung leicht gemacht mit Online Tools

Weniger Mitarbeiter lassen sich noch recht einfach koordinieren, Dienste und Schichten unproblematisch planen. Auch im Voraus bekannte wichtige Termine, Urlaube oder Abwesenheiten lassen sich problemlos auf dem Papier festhalten. Doch bei kurzfristigen Krankmeldungen oder getauschten Schichten wird es für alle Beteiligten irgendwann schwierig, den Überblick zu behalten. Denn oft werden dem Schichtplan dann handschriftliche Änderungen hinzugefügt und bringen den anfangs so ordentlich erstellten Plan durcheinander und machen ihn unübersichtlich. Ein Online Schichtplan bietet hier effiziente Abhilfe und bringt Ordnung in die Personaleinsatzplanung, die sich so jederzeit flexibel und übersichtlich auf spontane Änderungen einstellen kann. 

Je mehr Mitarbeiter in einem Betrieb angestellt sind, desto schwieriger und unübersichtlicher wird die Dienst- und Schichtplanung in Excel oder auf Papier. Oft müssen hier dann auch mehrere Arbeitszeitmodelle in Einklang gebracht werden, beispielsweise mit Voll- und Teilzeit, Aushilfen oder Auszubildenden, die nur ein paar Tage pro Woche im Betrieb sind. Darüber hinaus gilt es auch, gesetzliche Vorgaben bezüglich Arbeitszeit und Pausenregelungen einzuhalten. Und auch Freelancer, Aushilfen und Studenten müssen effizient eingeplant werden. 

Mit einem Online Schichtplan ergeben sich hier viele Vorteile, wie beispielsweise: 

  • Verbesserter Überblick über Soll- und Mehrstunden
  • Planung in Echtzeit
  • Verbesserte Effizienz
  • Planungssicherheit – mögliche Konflikte zwischen Abwesenheiten werden erkannt
  • Verbesserte Kommunikation
  • Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
  • Datenschutzkonformität
  • Einhaltung von Planungsregeln und arbeitsrechtlichen Anforderungen
  • Dienstplanerstellung in individuellen Zeiträumen
  • Zeit- und Kostenersparnis

Günstig und effizient: Online Dienstplangestaltung

Mit einem Online Schlichtplan lassen sich organisatorische Abläufe vereinfachen. Die Integration in einen laufenden Betrieb ist dabei nicht nur einfach, sondern auch günstig. Denn je nach Mitarbeiteranzahl lassen die Tools sich ganz flexibel anpassen – womit auch die Kosten jederzeit transparent und überschaubar bleiben. Werden also neue Mitarbeiter eingestellt oder verlassen den Betrieb, passt sich der Online Dienstplan in seinem Umfang einfach an. 

Die neuen Chancen der Digitalisierung bieten aber nicht nur dem Arbeitgeber Vorteile, auch Arbeitnehmer profitieren davon. So behalten auch sie stets den Überblick und können sich entweder über eine Weboberfläche oder per App anmelden und sich auf Schichten bewerben, Verfügbarkeiten eintragen oder Urlaubsanträge stellen. Die Personalabteilung kann dann prüfen, ob alle Schichten abgedeckt sind oder ob Änderungen vonnöten sind. Erfolgen Änderungen, werden die Mitarbeiter auch umgehend darüber informiert. 

Ein weiterer Vorteil vieler Tools ist die Erfassung von Arbeitszeiten. Mitarbeiter können sich einfach über Weboberfläche oder App einloggen, wenn Sie beginnen zu arbeiten. Ebenso loggen sie sich nach getaner Arbeit wieder aus und sorgen so dafür, dass ihre Arbeitszeit lückenlos erfasst wird. Damit lässt sich die geleistete Zeit nicht nur einfach und unkompliziert erfassen, sondern auch auswerten. Für Betriebe und Unternehmen ist diese Funktion ein wertvolles Instrument, um festzustellen, ob Ressourcen optimal verteilt sind oder eine Neuverteilung erfolgen sollte. Hier lassen sich Schwachstellen einfach und effizient aufdecken und durch passende Maßnahmen ausräumen. 

Übersichtliche Dienstplanung mit Online Schichtplanern

Mit der Anzahl der Mitarbeiter steigt auch der Planungsaufwand. An- und Abwesenheiten, Urlaube und Arbeitszeiten werden unübersichtlich und müssen unter einen Hut gebracht werden. Hier ist es wichtig, auf eine einfache Lösung zurückzugreifen, um den Aufwand für die Personalplanung zu vereinfachen und zu verringern. Digitale Angebote, wie ein Online Dienstplan wirken sich positiv auf die Abläufe und Workflows im Betrieb aus.

  • Einhaltung gesetzlicher Rahmenbedingungen
    Mit einem von Hand oder über Excel erstellten Dienstplan gibt es keinerlei Übersicht zu Vorschriften und gesetzlichen Rahmenbedingungen wie Arbeits- und Pausenzeiten, oder gar dem Mindestlohn. In einem Online Schichtplan sind diese Vorgaben und Bedingungen bereits hinterlegt und weisen bei der Personaleinsatzplanung direkt auf mögliche Einschränkungen hin. 
  • Analysemöglichkeiten
    Für die Personalabteilung haben Online Dienstpläne einen weiteren Vorteil: Das Tool bietet die Möglichkeit, anonymisierte Daten und Metriken über das eigene Unternehmen zu sammeln. Hier werden Potentiale und Schwachstellen aufgezeigt und können somit effizient aufgearbeitet werden.
  • Automatisierte Dienstplanung
    Dank einer Automatisierungsfunktion können Dienstpläne einfach und ohne großen Zeitaufwand aufgestellt werden. Doch nicht nur der Zeitfaktor ist dabei interessant, sondern auch das Vermeiden von Fehlern, die bei der Dienstplanung entstehen können. Ein weiterer Pluspunkt: Im Online Schichtplan können die Soll-Stunden für alle Mitarbeiter hinterlegt werden. Diese erfassen Ihre Arbeitszeit dann über App oder Desktop und haben so stets die Übersicht über geleistete Zeiten. 
  • Effizienzsteigerung
    Dank der Auswertungs- und Analysemöglichkeiten bietet ein Online Dienstplan nicht nur die Möglichkeit, Ressourcen zu erfassen, sondern auch, um Zielvorgaben abzugleichen und zu erreichen. So kann die Personalabteilung stets überprüfen, ob das Unternehmen noch auf Kurs ist. Ressourcenverschiebungen lassen sich so einfacher planen und auch die Sicht auf geplante Ziele wird vereinfacht. So lässt sich nachprüfen, ob diese überhaupt realistisch und erreichbar sind oder Korrekturen vorgenommen werden sollten. Ein gutes Tool zur Online Dienstplanung kann also mehr für Unternehmen tun, als nur die Arbeitszeiten der Mitarbeiter zu erfassen. 
  • Flexibel erweiterbar
    Ein weiterer Vorteil eines digitalen Dienstplans ist seine Flexibilität. Verändert sich etwas um Unternehmen, passt sich das Tool ganz einfach den Anforderungen an. Das gilt nur für die Anzahl der Mitarbeiter, sondern auch für den Funktionsumfang. Denn hier lassen sich nicht nur Arbeitszeiten erfassen oder auswerten. Mitarbeiterdaten lassen sich hier einfach verwalten, Urlaube und Abwesenheiten planen und erfassen. Damit behält der Personalbeauftragte jederzeit den Überblick. 

Flexible Arbeitszeiterfassung – jederzeit und von jedem Ort aus

Mit einem Online Schichtplaner bleiben Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand. Egal, ob das Unternehmen nun News, Memos und Betriebsinformationen mit seinen Mitarbeitern teilt oder es um die Dienstplanung geht, Mitarbeiter bleiben hier stets mit ihrem Unternehmen verbunden, selbst wenn Sie im Außendienst oder auf Montage unterwegs sind. Mitarbeiter können sich so stets auf dem Laufenden halten und mit dem eigenen Account jederzeit und von überall aus auf das System zugreifen. So bleiben auch Kollegen, die nicht immer vor Ort sind, auf dem aktuellen Stand, was Urlaube und Schichten betrifft. Der Zugriff auf den Online Dienstplan ist in der Regel vom Endgerät unabhängig. Egal, ob Rechner, Smartphone oder Tablet – die Funktionen sind überall gleich. 

Effiziente Schichtplangestaltung

Die Verwendung eines Online Dienstplans ist für Arbeitnehmer wie Arbeitgeber einfach und unkompliziert. Das Tool erlaubt nicht nur eine effiziente Dienstplangestaltung, sondern auch eine minutengenaue Arbeitszeiterfassung. Der Vorteil hier: Es werden keine teuren externen Terminals mehr in einem Unternehmen benötigt. Dank Weboberfläche oder App können Mitarbeiter ihre Arbeitszeit beispielsweise auch auf Montage oder bei Außenterminen einfach eintragen, ohne die Personalabteilung um einen Nachtrag zu bitten. Die Implementierung einer digitalen Personaleinsatzplanung bringt für Betriebe und Unternehmen also viele Vorteile mit sich.

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