Zeiterfassung am Arbeitsplatz: Wann ist sie Pflicht?

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Zeiterfassung

Es gibt unterschiedliche Möglichkeiten, um Zeiterfassungen am Arbeitsplatz vorzunehmen. Neben der Stech- oder Stempeluhr sind Zeiterfassungen im Internet oder via Excel-Listen beliebt. Demnach lässt sich die Arbeitszeit von Mitarbeitern zuverlässig zusammenfassen, was nicht nur für Arbeitgeber interessant ist. Auch die Lohnbuchabteilung erhält Einblick auf Arbeitszeiten von Mitarbeitern und kann neben der Lohnberechnung auch Überstunden behandeln. Doch wann ist die Zeiterfassung am Arbeitsplatz verpflichtend?

Arbeitszeiterfassung ist europaweit noch nicht einheitlich geregelt

Die EU verfügt über einige Gesetze, die den Arbeitsmarkt sowie die Arbeitsbedingungen betreffen. Allerdings umfasst das nicht immer die Zeiterfassung. Es gab bereits in der Vergangenheit einige Rechtsstreitigkeiten sowie Urteile in verschiedenen europäischen Ländern. Diese wurden zumeist von Gewerkschaften geführt und lösten europaweit Diskussionen aus. Trotz dieser Mühen gibt es allerdings bis heute nicht in allen EU-Ländern einheitlich geregelten Gesetze, die sich mit dem Thema Zeiterfassung beschäftigen.

Das sieht in Deutschland anders aus. Hier setzen viele Arbeitgeber und Unternehmen auf Zeiterfassung am Arbeitsplatz, obwohl eine explizite gerichtliche Grundlage noch nicht vorhanden ist. Dabei versucht Deutschland in verschiedenen Bereichen Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber zu schützen. Dafür ist 1994 das deutsche Arbeitsgesetz (ArbZG) in Kraft getreten. Dieses behandelt mitunter die Arbeitsverhältnisse in der Bundesrepublik Deutschland und regelt verschiedene Themen. Die Gesetzgrundlange umfasst neben Höchstarbeitszeiten auch Ruhepausen sowie andere wichtige Bereiche.

Interessant: Ausgenommen sind von diesen Regelungen spezielle Berufe wie die von Ärzten, Schiffsbesatzungen, Gastronomie oder kirchliche Dienste.

Auch die Zeiterfassung ist in gewissem Maß im Gesetz verankert. Dazu heißt es in Paragraph 16 des Arbeitsgesetzes, dass der Arbeitergeber verpflichtet ist, die Arbeitszeit der Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Das betrifft auch die Zeiten, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehen. Arbeitnehmer haben dazu ein Verzeichnis zu führen und Arbeitszeiten sowie deren Verlängerung aufzulisten. Die Nachweise sind in diesem Zusammenhang mindestens zwei Jahre lang aufzubewahren. 

In Deutschland ist die Zeiterfassung am Arbeitsplatz demnach inzwischen eingeführt. Weniger verpflichtend ist allerdings die Prämisse, dass jeder Arbeitnehmer eine minutiöse Aufzeichnung vornimmt. Es ist vielmehr wichtig, die höchstzulässige Arbeitszeit von acht Stunden am Tag oder 40 Stunden in der Woche nicht zu überschreiten. Die Arbeitszeiterfassung ist demzufolge ein Kontrollinstrument für Arbeitnehmer sowie Arbeitgeber und sollte daher im Zweifelsfall nachweislich belegbar sein.

Wie lassen sich Arbeitszeiterfassung sowie Datenschutz miteinander vereinbaren?

Inzwischen ist die Stechuhr zwar immer mehr in den Hintergrund gerückt und die Onlinezeiterfassung beliebter geworden. Doch genau in dieser Hinsicht fragen sich einige Arbeitnehmer zu Recht, wie sich dies auf das Thema Datenschutz auswirkt. Schließlich geht die Erfassung von Zeit mit Internetaktivitäten einher.

Fakt ist, dass das Gesetz zwar eine Arbeitszeiterfassung vorsieht, jedoch keine Auskunft gibt, wie diese auszusehen oder zu erfolgen hat. Daher kann praktischerweise jede Technik ausgeschöpft werden, um eine Zeiterfassung am Arbeitsplatz vorzunehmen.

Viele Unternehmen nutzen inzwischen Chipkarten oder ähnliche Hilfsmittel, um die Personalzeiterfassung möglich zu machen und im Blick zu behalten. Somit lässt sich nicht nur Schichtbeginn, sondern auch Schichtende konkret darstellen. Auch hier ist zu erkennen, dass zwar eine Zeiterfassung möglich, der Arbeitnehmer aber nicht rechtlich geschützt ist.

Daher sollten Arbeitnehmer, die auf Zeiterfassung wertlegen, Zugangskontrollen vornehmen. Somit können Unbefugte keine Einblicke in Datenverarbeitungsanlagen und somit in Zeiterfassungen verschiedener Mitarbeiter erhalten.

Was ist bei der Zeiterfassung zu beachten?

Da das Arbeitsgesetz seit den 90er Jahren noch nicht angepasst wurde, können Unternehmen diverse Zeiterfassungssysteme nutzen. Dennoch gibt es derweil keine Vorschriften, welches Modell sinnvoll ist. Auch über die Größe der Unternehmen oder deren Umsatzhöhen gibt es bisweilen noch keine Beschlüsse.

Klar ist jedoch, dass Arbeiter sowohl vor Ort als auch im Home-Office Arbeitszeiten dokumentieren sollten. Dabei sind verschiedene Punkte zu beachten, wie

  • Beginn der Arbeitszeiten
  • Eintragung von Pausenzeiten
  • geleistete Arbeitsstunden pro Tag
  • Ruhezeiten
  • Ende der Arbeitszeiten

Übrigens: Eine bindende Verpflichtung der Arbeitszeiterfassung am Arbeitsplatz besteht derzeit nur für geringfügig beschäftigte Arbeitnehmer. Hier soll mitunter Missbrauchsgefahr vermieden werden, was vor allem im Bau- sowie Gastronomiegewerbe nicht selten der Fall ist.

Welche Bereiche muss ein Zeiterfassungssystem erfassen?

Nicht jede Zeiterfassungsmethode ist für jedes Unternehmen umsetzbar oder sinnvoll. Daher stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Das ist wichtig für Mitarbeiter, die im Home-Office, auf Geschäftsreisen oder vor Ort tätig sind. Alle Mitarbeiter können demzufolge nach Bedarf an einem Ort ihrer Wahl die jeweiligen Arbeitszeiten eintragen und nachverfolgen lassen. Für Mitarbeiter, die in Arztpraxen, im Gewerbe oder in der Gastronomie tätig sind, können einfachere Methoden zum Einsatz kommen, da sie immer vor Ort sein müssen.

Maßgeblich ist, dass die Zeiterfassung sicher ist. Sie entspricht somit den gesetzlichen Bestimmungen, ist für den jeweiligen Mitarbeiter sowie den Arbeitgeber transparent und lässt sich einfach handhaben. Die Nutzung sollte allerdings ohne lange Einführungsphasen und Probleme möglich sein.

Zudem ist das System am besten in Echtzeit für alle Parteien einsehbar. So lassen sich alle Zeiten konkretisieren und bei Gesprächen oder Problemfällen erläutern. Dabei ist es bedeutungsvoll, dass die Daten von unbefugten Dritten im Rahmen des Datenschutzes nicht einsehbar sind.

Die Zeiterfassung am Arbeitsplatz bringt demnach für zahlreiche Unternehmen und seine Mitarbeiter viele Vorteile mit sich. Sie ist zwar noch nicht europaweit verpflichtend, sollte aber bestmöglich in allen Arbeitsbereichen zum Einsatz kommen. Somit sorgt die Arbeitszeiterfassung für Zufriedenheit bei Mitarbeiter und Arbeitgebern, um Dienstpläne, Urlaubszeiten oder die einfachen Arbeitszeiten ideal planen und den Arbeitstag erfolgreich gestalten zu können.

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